Le module Estimations enregistre les détails concernant la valeur des objets. À chaque fois que des détails d'évaluation sont ajoutés ou modifiés dans le module Catalogue, un enregistrement est auto-généré dans le module Évaluations, créant une trace d'audit des évaluations d'un objet.
Un enregistrement d'Estimations inclut :
- Le nom de la personne qui a évalué l'objet
- La valeur de l'Objet
- Les raisons de l'évaluation
- Des remarques complémentaires sur l'évaluation
- L'historique des évaluations de l'objet
La capture d'écran suivante présente les détails d'Évaluation tels qu'ils apparaissent dans le module Catalogue. Chaque ligne dans la liste Histoire d'estimation correspond à un enregistrement dans le module Estimations :
Il est possible de parcourir l'Historique d'évaluations d'un objet et d'imprimer un rapport.
Comment imprimer un rapport d'Historique des Évaluations
- Rechercher l'objet requis dans le module Catalogue.
- Dans l'onglet Estimation, cliquez sur Afficher les fichiers joints
à côté du champ Historique de l'estimation.Le module Estimations s'ouvre.
- Dans le ruban, sélectionnez Accueil>Rapports pour afficher la fenêtre Rapports.
- Sélectionner un rapport dans la liste.
- Cliquer Rapport sur tous pour générer un rapport qui présente toutes les estimations pour l'objet sélectionné :
Il est possible de régler la fréquence des évaluations à intervalles réguliers (en années ou mois) ou de régler une date spécifique pour la prochaine évaluation et de recevoir une notification à l'approche cette date de la prochaine évaluation. Il est habituel d'évaluer un objet lors de son entrée dans l'institution ou avant qu'il soit déplacé vers une destination extérieure, en particulier si l'objet coûte cher ou qu'il est rare.
Comment revaloriser un objet
Note: Pour des raisons de sécurité, il est fréquent de restreindre l'accès aux détails d'évaluation d'un objet à la direction et aux employés du service d'évaluations.
- Rechercher l'objet à revaloriser dans le module Catalogue.
- Dans l'onglet Estimation, écraser les détails d'évaluation des champs appropriés avec les nouveaux détails.
- Sauvegarder l'enregistrement.
Les nouveaux détails s'affichent dans les champs Estimation et l'estimation précédente est ajoutée à la liste Historique de l'estimation au bas de l'écran.
Conseil : L'outil de réévaluation d'EMu permet aux utilisateurs de mettre à jour les informations d’estimation pour un seul enregistrement ou un groupe d'enregistrements. Voir L'outil de Revalorisation.
Ordinogramme : Comment enregistrer les détails de l'estimation lors d'un déplacement externe
L'exemple suivant montre comment enregistrer les détails de l’estimation d'un objet pendant son déplacement dans ou hors d'une institution :
Les onglets Estimation typiques et leur but
Note
Note: Comme chaque institution peut personnaliser EMu pour répondre à ses besoins, il existe de nombreuses versions différentes d'EMu. Même lorsque les institutions ont les mêmes modules, les onglets inclus dans chaque instance du module peuvent être différents ; et même lorsque les institutions ont des onglets portant le même nom, les champs de ces onglets peuvent être différents. C'est pourquoi cette section ne fournit qu'une description générale des modules.
| Onglet | Description |
|---|---|
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Estimation |
Contient les détails d'Évaluation, dont :
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Sécurité |
Voir L'onglet Sécurité pour information. |
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Audit |
Voir L'onglet Audit pour information. |
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Admin |
Voir L'onglet Admin. pour information. |
